Hysbysiad preifatrwydd ar gyfer Cyfrifwyr Siartredig Sarah Lloyd

Mae Cyfrifwyr Siartredig Sarah Lloyd yn cymryd diogelu eich preifatrwydd o ddifrif iawn. Dim ond i ddarparu’r cynhyrchion a’r gwasanaethau rydych chi wedi gofyn amdanynt gennym ni, ac i gyflawni ein cyfrifoldebau cyfreithiol, y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol.

Sut ydym ni’n casglu gwybodaeth gennych chi?

Rydym yn cael gwybodaeth amdanoch chi pan fyddwch chi’n ein cyflogi i ddarparu ein cynnyrch neu ein gwasanaethau a phan fyddwch chi’n defnyddio ein gwefan, er enghraifft, pan fyddwch chi’n cysylltu â ni ynglŷn â’n cynnyrch a’n gwasanaethau.

Pa fath o wybodaeth rydyn ni’n ei chasglu gennych chi?

Bydd y wybodaeth bersonol a gasglwn gennych yn amrywio yn dibynnu ar ba gynhyrchion a gwasanaethau rydych chi’n ein cyflogi i’w darparu. Gallai’r wybodaeth bersonol a gasglwn gynnwys eich enw, cyfeiriad, rhif ffôn, cyfeiriad e-bost, eich rhif Cyfeirnod Treth Unigryw (UTR), eich rhif Yswiriant Gwladol, manylion cyfrif banc, eich cyfeiriad IP, pa dudalennau y gallech fod wedi ymweld â nhw ar ein gwefan a phryd y gwnaethoch chi eu cyrchu.

Sut mae eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio?

Yn gyffredinol, ac yn dibynnu ar ba gynhyrchion a gwasanaethau rydych chi’n ein cyflogi i’w darparu, fel rhan o ddarparu’r gwasanaethau y cytunwyd arnynt efallai y byddwn yn defnyddio eich gwybodaeth i:

• cysylltu â chi drwy’r post, e-bost neu ffôn
• gwirio eich hunaniaeth lle mae hyn yn ofynnol
• deall eich anghenion a sut y gellir eu diwallu
• cynnal ein cofnodion yn unol â rhwymedigaethau cyfreithiol a rheoleiddiol perthnasol
• prosesu trafodion ariannol
• atal a chanfod trosedd, twyll neu lygredd

Mae’n ofynnol i ni yn ôl deddfwriaeth, gofynion rheoleiddio eraill a’n hyswirwyr gadw eich data lle rydym wedi rhoi’r gorau i weithredu ar eich rhan. Mae’r cyfnod cadw sy’n ofynnol yn amrywio yn ôl y ddeddfwriaeth berthnasol ond fel arfer mae’n bum neu chwe blynedd. Er mwyn sicrhau cydymffurfiaeth â’r holl ofynion o’r fath, polisi’r cwmni yw cadw’r holl ddata am gyfnod o saith mlynedd o ddiwedd y cyfnod dan sylw.

Pwy sydd â mynediad at eich gwybodaeth?

Ni fyddwn yn gwerthu na rhentu eich gwybodaeth i drydydd partïon.

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth gyda thrydydd partïon at ddibenion marchnata.

Mae gan unrhyw staff sydd â mynediad at eich gwybodaeth ddyletswydd cyfrinachedd o dan y safonau moesegol y mae’n ofynnol i’r cwmni hwn eu dilyn.

Darparwyr Gwasanaeth Trydydd Parti sy’n gweithio ar ein rhan

Efallai y byddwn yn trosglwyddo eich gwybodaeth i’n darparwyr gwasanaeth trydydd parti, asiantau, isgontractwyr a sefydliadau cysylltiedig eraill at ddibenion cwblhau tasgau a darparu gwasanaethau i chi ar ein rhan, er enghraifft i brosesu cyflogres neu gadw llyfrau sylfaenol. Fodd bynnag, pan fyddwn yn defnyddio darparwyr gwasanaeth trydydd parti, dim ond y wybodaeth bersonol sy’n angenrheidiol i ddarparu’r gwasanaeth yr ydym yn ei datgelu ac mae gennym gontract ar waith sy’n ei gwneud yn ofynnol iddynt gadw eich gwybodaeth yn ddiogel a pheidio â’i defnyddio at eu dibenion eu hunain.

Byddwch yn dawel eich meddwl na fyddwn yn rhyddhau eich gwybodaeth i drydydd partïon oni bai eich bod wedi gofyn i ni wneud hynny, neu ei bod yn ofynnol i ni wneud hynny yn ôl y gyfraith, er enghraifft, gan orchymyn llys neu at ddibenion atal a chanfod trosedd, twyll neu lygredd.

Sut allwch chi gael mynediad at eich gwybodaeth a’i diweddaru

Mae cadw eich gwybodaeth yn gyfredol ac yn gywir yn bwysig i ni. Rydym yn ymrwymo i adolygu a chywiro’n rheolaidd, lle bo angen, y wybodaeth sydd gennym amdanoch chi. Os bydd unrhyw ran o’ch gwybodaeth yn newid, anfonwch e-bost atom neu ysgrifennwch atom, neu ffoniwch ni gan ddefnyddio’r ‘Gwybodaeth gyswllt’ a nodir isod.

Mae gennych yr hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth sydd gan Sarah Lloyd Chartered Accountants amdanoch chi.

Rhagofalon diogelwch ar waith i amddiffyn rhag colli, camddefnyddio neu newid eich gwybodaeth

Er ein bod yn ymdrechu i ddiogelu eich gwybodaeth bersonol, ni allwn warantu diogelwch unrhyw wybodaeth a drosglwyddwch atom, ac rydych yn gwneud hynny ar eich risg eich hun.

Unwaith y byddwn yn derbyn eich gwybodaeth, rydym yn gwneud ein gorau i sicrhau ei diogelwch ar ein systemau. Lle rydym wedi rhoi, neu lle rydych wedi dewis, cyfrinair sy’n eich galluogi i gael mynediad at wybodaeth, rydych yn gyfrifol am gadw’r cyfrinair hwn yn gyfrinachol. Gofynnwn i chi beidio â rhannu eich cyfrinair ag unrhyw un.

Fel arfer bydd eich data yn cael ei brosesu yn ein swyddfeydd yn y DU. Fodd bynnag, er mwyn caniatáu inni weithredu prosesau digidol effeithlon, weithiau mae angen i ni storio gwybodaeth mewn gweinyddion sydd wedi’u lleoli y tu allan i’r DU, ond o fewn yr Ardal Economaidd Ewropeaidd (AEE). Rydym yn cymryd diogelwch eich data o ddifrif ac felly mae gan bob un o’n systemau ddiogelwch priodol ar waith sy’n cydymffurfio â’r holl ofynion deddfwriaethol a rheoleiddiol cymwys.

Eich dewisiadau

Efallai y byddwn yn cysylltu â chi o bryd i’w gilydd drwy’r post, e-bost neu dros y ffôn gyda manylion unrhyw newidiadau mewn gofynion cyfreithiol a rheoleiddiol neu ddatblygiadau eraill a allai fod yn berthnasol i’ch materion a, lle bo’n berthnasol, sut y gallwn eich cynorthwyo ymhellach. Os nad ydych am dderbyn gwybodaeth o’r fath gennym, rhowch wybod i ni drwy gysylltu â ni fel y nodir o dan ‘Gwybodaeth gyswllt’ isod.

Eich hawliau

Mynediad at eich gwybodaeth: Mae gennych yr hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth bersonol amdanoch sydd gennym.

Cywiro eich gwybodaeth: Rydym am sicrhau bod eich gwybodaeth bersonol yn gywir, yn gyflawn ac yn gyfredol a gallwch ofyn i ni gywiro unrhyw wybodaeth bersonol amdanoch nad yw’n bodloni’r safonau hyn yn eich barn chi.

Dileu eich gwybodaeth: Mae gennych yr hawl i ofyn i ni ddileu gwybodaeth bersonol amdanoch chi lle:

• rydych chi’n ystyried nad oes angen y wybodaeth arnom mwyach at y dibenion y cafodd ei chasglu ar eu cyfer
• rydych chi wedi gwrthwynebu’n ddilys i’n defnydd o’ch gwybodaeth bersonol – gweler ‘Gwrthwynebu sut y gallwn ddefnyddio eich gwybodaeth’ isod

Cyfyngu ar sut y gallwn ddefnyddio eich gwybodaeth: Mewn rhai achosion, gallwch ofyn i ni gyfyngu ar sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol. Gallai’r hawl hon fod yn berthnasol, er enghraifft, lle rydym yn gwirio cywirdeb gwybodaeth bersonol amdanoch chi sydd gennym neu’n asesu dilysrwydd unrhyw wrthwynebiad rydych chi wedi’i wneud i’n defnydd o’ch gwybodaeth. Gallai’r hawl hefyd fod yn berthnasol lle nad oes sail mwyach dros ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol ond nad ydych chi eisiau i ni ddileu’r data. Lle mae’r hawl hon yn cael ei harfer yn ddilys, dim ond gyda’ch caniatâd y gallwn ddefnyddio’r wybodaeth bersonol berthnasol, ar gyfer hawliadau cyfreithiol neu lle mae sail eraill er budd y cyhoedd i wneud hynny.

Gwrthwynebu sut y gallwn ddefnyddio eich gwybodaeth: Pan fyddwn yn defnyddio eich gwybodaeth bersonol i gyflawni tasgau a wneir er budd y cyhoedd, yna, os gofynnwch i ni wneud hynny, byddwn yn rhoi’r gorau i ddefnyddio’r wybodaeth bersonol honno oni bai bod sail gyfreithlon drech na hynny i barhau. Mae gennych yr hawl ar unrhyw adeg i ofyn i ni roi’r gorau i ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol at ddibenion marchnata uniongyrchol.

Cysylltwch â ni mewn unrhyw un o’r ffyrdd a nodir yn ‘Gwybodaeth gyswllt’ isod os ydych am arfer unrhyw un o’r hawliau hyn.

Newidiadau i’n hysbysiad preifatrwydd

Rydym yn adolygu’r hysbysiad preifatrwydd hwn yn rheolaidd a byddwn yn rhoi unrhyw ddiweddariadau ar www.sarahlloydca.co.uk. Gellir cael copïau papur o’r hysbysiad preifatrwydd hefyd gan Sarah Lloyd Chartered Accountants, Brynwerydd, Gwenlli, Synod Inn SA44 6JH.

Diweddarwyd yr hysbysiad preifatrwydd hwn ddiwethaf ar 18fed Ebrill 2018.

Gwybodaeth gyswllt

Sarah Lloyd yn Sarah Lloyd Chartered Accountants, Brynwerydd, Gwenlli, Synod Inn SA44 6JH

Cwynion

Rydym yn ceisio datrys pob cwyn yn uniongyrchol ynghylch sut rydym yn trin eich gwybodaeth bersonol ond mae gennych hefyd yr hawl i gyflwyno cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth yn

Information Commissioner’s Office
Wycliffe House
Water Lane
Wilmslow
Cheshire
SK9 5AF

Ffôn – 0303 123 1113 (cyfradd leol) neu 01625 545 745

Gwefan: https://ico.org.uk/concerns